ERTIX · TRASPARENZA SUI DATI

Dati del personale: regole di utilizzo

Questa pagina spiega i limiti dell’area “I Miei Negozi”. Non sostituisce l’informativa del datore di lavoro ai dipendenti. Non utilizzare dati reali finché non siano state definite autorizzazioni, ruoli, accordi con i fornitori e regole di conservazione pertinenti.

Chi può inserire i dati

Solo chi è autorizzato dal datore di lavoro e nei limiti delle proprie mansioni. Il fatto di essere Store Manager, proprietario dell’app o amministratore non costituisce da solo un’autorizzazione al trattamento. L’organizzazione deve informare i lavoratori e stabilire la base giuridica per ogni finalità.

Dati necessari e accessi

Inserisci solo i dati indispensabili per gestire negozio e rapporto di lavoro: anagrafica, ruolo, turni, date contrattuali e, solo se necessario e autorizzato, importi retributivi e documenti. Non duplicare archivi per comodità senza una necessità effettiva. I Miei Negozi è separato per account; documenti del personale e stipendi non devono essere caricati nella sezione condivisa del team o in chat.

Salute e idoneità

Non caricare diagnosi, referti, cartelle cliniche o esiti diagnostici. L’eventuale giudizio di idoneità alla mansione va gestito esclusivamente da soggetti autorizzati e con le limitazioni previste per il loro ruolo. Il medico competente gestisce la documentazione sanitaria secondo la normativa: questa area non è una cartella sanitaria né un sistema di conservazione sanitaria.

La categoria dei nuovi allegati è “Idoneità alla mansione”, non “Visita medica”. Prima di ogni caricamento è richiesta una dichiarazione dell’utente sulla propria autorizzazione e sulla necessità dei dati. La dichiarazione non è il consenso del dipendente e non rende lecito un documento che non potresti trattare.

Conservazione, diritti e sicurezza

Il datore deve fissare i tempi in base a finalità e obblighi applicabili. Non esiste un periodo unico valido per ogni contratto, stipendio o allegato. Rimuovi dati e copie non più necessari, verifica i backup ed evita dispositivi condivisi senza protezione. Prima di accogliere una richiesta di cancellazione considera gli obblighi di conservazione pertinenti, motivando l’eventuale conservazione.

Le richieste dei lavoratori devono essere indirizzate al loro datore di lavoro/titolare competente. Per questioni sul funzionamento di Ertix: pasqualedangelo@ertix.it. Il Centro privacy dell’account non attribuisce all’utente diritti di accesso ai dati di altri lavoratori.

Per il responsabile aziendale

Prima dell’adozione: completare l’informativa ai dipendenti, individuare titolare e responsabili, formalizzare autorizzazioni, aggiornare il registro dei trattamenti, valutare i rischi e l’eventuale necessità di una DPIA, verificare trasferimenti e testare cancellazione/ripristino. I modelli preparati per l’organizzazione richiedono completamento e verifica professionale.

Fonti: Garante, ruolo del medico competente e registro delle attività di trattamento.